W artykule porównujemy sposoby na prywatny najem organizowany na odległość z usługa zarządzania najmem, w sytuacji gdy właściciele są daleko.
Zarządzanie najmem na odległość jest możliwe dzięki nowoczesnym rozwiązaniom oraz sprawnej organizacji, cały proces – od wyboru najemcy po codzienne utrzymanie mieszkania – można sprawnie koordynować z dowolnego miejsca. Porównaj te narzędzia z usługą.
Automatyzacja komunikacji i ogłoszeń
Wynajmując na odległość Właściciel potrzebuje znaleźć osobę która zaprezentuje mieszkanie. Zazwyczaj swoją pomoc oferuje ktoś z rodziny lub pośrednik nieruchomości. Warto zadbać o to, aby wszystkie ogłoszenia dotyczące dostępnych lokali opublikować na kilku sprawdzonych portalach (OLX, Otodom, Morizon) i regularnie sprawdzać skrzynkę odbiorczą oraz odbierać telefony.
Jak to wygląda w ramach usługi zarządzania najmem?
Opiekun nieruchomości przygotuje fotografie, spacer 360, wideo z nieruchomości i wystawi ogłoszenia najmu. Jest w gotowości aby odebrać telefon i umówić się na prezentację.
Weryfikacja najemcy zdalnie i rzetelnie
Dobór odpowiedniej osoby to fundament udanego najmu. Ciężko jest na odległość sprawdzić wszystkie rzeczy, zwłaszcza miękkie umiejętności cechy, ale są aplikacje które sprawdzą twarde dane takie jak:
- Tożsamość – aplikacje typu Identt czy Yoti pozwalają na szybkie i bezpieczne potwierdzenie danych najemcy poprzez skan dowodu osobistego oraz krótki proces weryfikacji wideo.
- Historia kredytowa i zadłużenia – korzystając z raportów z Biura Informacji Kredytowej (BIK), KRD czy BIG InfoMonitor, zweryfikujesz, czy kandydat regularnie reguluje zobowiązania i nie figuruje na czarnej liście dłużników.
- Zdolność finansowa – poproszenie o zaświadczenie o zarobkach lub ostatnią deklarację podatkową da Ci pewność, że najemca poradzi sobie ze stałą opłatą za wynajem.
Jak działa to w RentMasters?
Jesteśmy na prezentacji oczami Właścicieli i ich prawą ręką. Zwracamy uwagę na schludność ubioru, komunikatywność najemcy, warunki negocjacyjne jakie stawia kandydat w związku z ofertą najmu. Po prezentacji kontaktujemy się z właścicielami aby przedstawić wszystkie dane. Po akceptacji właściciela weryfikujemy stabilność finansową najemcy.
Zdalne podpisywanie umów – szybko i bezpiecznie
Próbując wynająć mieszkanie na odległość warto korzystać z rozwiązań takich jak Autenti, DocuSign czy Adobe Sign, możesz zawrzeć umowę online, z zachowaniem wszelkich wymogów prawnych.
- Umowę w formie PDF wysyłasz najemcy do podpisu elektronicznego.
- W przypadku najmu okazjonalnego współpracujesz z notariuszem, który przyjmuje oświadczenia (np. dotyczące przekazania kluczy) w formie podpisu kwalifikowanego, co w pełni spełnia wymogi Ustawy o ochronie praw lokatorów.
Nasza rola:
Dzięki RentMasters proces podpisywania umowy odbywa się fizycznie – u nas w biurze lub w mieszkaniu którego dotyczy najem. Zapewniamy, że każdy dokument jest poprawnie podpisany, a Ty nie musisz martwić się papierologią ani spotkaniami „twarzą w twarz”. Pośredniczymy w przesyłaniu plików, weryfikujemy tożsamość najemcy i archiwizujemy umowy w bezpiecznym systemie online oraz w wersji papierowej.
Przekazanie kluczy – skrytki lub lokalny partner
Sposoby na przekazanie kluczy do mieszkania, kiedy właściciela nie jest na miejscu, a decyduje się sam wynająć mieszkanie to:
- Skrytki na klucze z kodem PIN (np. Yale czy Master Lock) – najemca odbiera klucze samodzielnie, podanymi wcześniej kodem. Ale to nie rozwiązuje problemu sporządzenia protokołu zdawczo odbiorczego.
- Usługa lokalnego pośrednika lub pomoc rodziny – ktoś musi być na miejscu by obiektywnie udokumentował stan mieszkania w dniu przekazania kluczy oraz zorganizował formalności związane z przepisaniem prądu czy internetu. Zazwyczaj w przypadku gdy właściciela nie ma na miejscu jest to pośrednik lub ktoś z rodziny.
Rola RentMasters w tym etapie:
Jako Twoja prawa ręka jesteśmy na miejscu w Krakowie. Przekazujemy klucze, robimy protokół przekazania, wprowadzamy najemcę w szczegóły (obsługa sprzętów, kontakt do administracji) i przekazujemy Właścicielowi komplet dokumentów w wersji elektronicznicznej.
Zdalny nadzór stanu technicznego
Awarie potrafią się zdarzyć w każdym mieszkaniu, a żeby im przeciwdziałać istotne jest zapobieganie. Brak reakcji może skutkować kosztownymi naprawami w przyszłości. Oto, jak można radzić sobie z samodzielnym zarządzaniem mieszkaniem na odległość:
Czujniki inteligentne – czujniki zalania, dymu czy temperatury przesyłają powiadomienia na Twój telefon, informując o nieprawidłowościach.
Raporty fotograficzne od najemcy – możesz umówić się z najemcą na przesłanie zdjęć stanu mieszkania co może Ci pomóc szybciej zauważyć konieczność konserwacji.
Współpraca z lokalnymi serwisantami – możesz nawiązać sieć zaufanych hydraulików, elektryków i fachowców z Krakowa, którzy zareagują na zgłoszenia 24/7. Najpierw jednak musi je zgłosić najemca, ponieważ będąc na odległość musisz komuś zlecić czujność.
Nasze wsparcie:
RentMasters weryfikuje stan mieszkania przed najmem, w trakcie i po. Przejmuje koordynację każdego zgłoszenia – od ustalenia kosztów naprawy, przez umówienie fachowca, aż po odbiór faktury. Wszystkie wydatki raportujemy online, więc masz pełną kontrolę nad budżetem bez konieczności bycia na miejscu.
Obsługa finansowa i rozliczenia
Obsługując najem zdalnie i samodzielnie, musisz pamiętać o:
- Automatyczne przypomnienia o płatnościach – wyślij najemcy na kilka dni przed terminem podsumowanie, co znacząco zmniejsza ryzyko opóźnień.
- Zdalna weryfikacja wpłat – zweryfikuj czy płatność zgadza się z należnością
Korzyści z naszych usług:
Dzięki RentMasters nie tracisz czasu na ręczne monitorowanie wpływów, a dostęp do przejrzystych raportów finansowych pozwala Ci skupić się na rozwoju portfela nieruchomości.
Budowanie pozytywnych relacji z najemcą
Wynajmując lokal zdalnie nie masz wiele możliwości na nawiązanie relacji z najemcą.
Nasze wsparcie:
Zadowolony najemca rzadziej rezygnuje z wynajmu, co skutkuje wyższym zwrotem z inwestycji. Stawiamy na:
- Regularny kontakt mailowy lub telefoniczny
- Szybką reakcję na zgłoszenia – dzięki lokalnym serwisantom i czujnikom każdy problem rozwiązywany jest w możliwie najkrótszym czasie.
- Angażowanie w życie „wspólnoty” – przekazujemy informacje o remontach, zmianach w administracji czy ważnych kwestiach w okolicy
Odebranie mieszkania kluczy od lokatora
Kiedy właściciela nie ma na miejscu, a decyduje się sam zarządzać mieszkaniem to potrzebuje skorzystać z usługi lokalnego pośrednika lub pomocy rodziny – ktoś musi być na miejscu by obiektywnie udokumentował stan mieszkania w dniu przekazania kluczy oraz zorganizował formalności związane z przepisaniem prądu czy internetu. Od tego zależy rozliczenie kaucji, mediów i bezpieczeństwo, dlatego ten moment jest bardzo ważny.
Rola RentMasters w tym etapie:
Jako Twoja prawa ręka jesteśmy na miejscu w Krakowie. Odbieramy klucze i mieszkanie, dokładnie sprawdzamy czy mieszkanie posiada jakieś uszkodzenia których wcześniej nie było, rozliczamy media
Dlaczego warto powierzyć zarządzanie najmem właśnie RentMasters?
- Doświadczenie w Krakowie – od lat działamy w lokalnym ekosystemie nieruchomości, znamy specyfikę dzielnic, ceny rynkowe i potrzeby najemców.
- Przejrzystość kosztów – żadnych ukrytych prowizji, wszystko jest jasno określone w umowie.
- Elastyczność i szybkie podejmowanie decyzji – działamy zarówno jak zarządca, jak i konsultant, dostosowując procedury do oczekiwań właściciela.
- Kompleksowa obsługa – od marketingu oferty, przez weryfikację najemcy, po rozliczenia i bieżący nadzór techniczny.
- Oszczędność czasu i pewność – Ty wybierasz: chcesz robić to samodzielnie, czy wolisz, aby RentMasters wzięło cały proces na siebie?
Jeżeli szukasz partnera, który zadba o każdy aspekt najmu długoterminowego – od A do Z – skontaktuj się z nami! Prowadzimy zarządzanie najmem w Krakowie i okolicach, gwarantując, że Twój lokal zacznie generować stały, bezpieczny dochód, a Ty zyskasz spokój ducha.